五大方法,七个工具,轻松解决HR软件选型难题
2023-06-27
人力资源工具
几百到上千人的企业规模,人力资源部平时各忙各的模块,没有HRIS,没人懂HR系统,上软件前临时凑一个“选型天团”,在供应商天花乱坠的售卖面前挑花了眼。不得已找了一个第三方咨询顾问才勉强推进了下去,最后费时费力上了软件,却还有一半业务需求没满足......
这大概就是很多企业第一次,甚至是第N次HR软件选型时的真实经历了。
看遍市面上所有选型PPT,依然选不好一个HR软件?别着急,我们为你准备了五大选型方法论,每一位选型人都值得拥有。
01 组建一个合适的选型队伍
在软件选型这件事上,HR来自火星,IT来自金星,需求和视角不一样,没有battle是不可能的。而当IT部门想选A,人力资源部门想选B的时候,这个软件有多好用就已经不是那么重要了。这是一场关乎话语权的,关乎部门颜面和实力的对决。
最后battle就从哪个软件好用,歪楼到了哪个部门出预算?再歪楼到开始争论HRIS的编制放在哪......
组建一个合适的选型队伍,能减少一半的选型烦恼。
一方面是明确目标、职责和执行等关键要素,能有效避免意见争执和需求遗漏。一次软件选型理应当作一个项目来对待,项目经理、执行规划等都要十分精确。而对于选型负责人的选择,一般会按照上线模块来抽调相应的HR负责,如果队伍中的人都不太懂软件,外部聘请顾问或引入独立机构,也是常见的选择。
![1687848681993230.jpg 1687848681993230.jpg](/ueditor/php/upload/image/20230627/1687848681993230.jpg)
另一方面则是能充分发挥不同角色的长处,尤其是能让HR和IT优势互补,实现1+1>2的效果。
HR最清楚业务需求,即HR的工作要做什么输出,有什么指标;而IT的专长则是功能需求,即用什么工具、什么方案最能解决问题。
在选型过程中,IT的责任其实是要引导HR回归业务需求,不必对那些看起来很炫但华而不实的功能冲动上头。在前期需求沟通时,HR充分专注业务,并能一针见血地提出需求,也会让软件更加有价值。
02 做好关键用户的需求分析
与供应商前期沟通,提问题很重要。选型项目组也都会十分乐意去问供应商很多问题,比如:
“你们家有没有这个功能?那个功能?”
“听说某某功能很火,你们家做得怎么样?”
“听说某家企业某个模块做得特别好,他们是怎么做的?”
和供应商聊的时候有多愉快,软件上线后完全没解决核心需求时就有多崩溃。
在选型沟通的时候,必须要带着企业自身最迫切的需求、最棘手的场景、最痛的痛点出发,才能方便供应商设计最满足需要的方案。
怎么找到这些“最”?
首先是充分践行业人一体,不只是从HR需求出发,直接看系统对员工全生命周期的服务和管理支持,而要先从业务出发来拆解需求。
比如业务需求是:每年培养很多管培生,希望让合适的人在合适的位置持续产出。那么拆解的功能需求就应该是:可满足项目团队的快速组建,人才的快速发现,知识管理平台,员工服务平台,离职预警,人才发展等。再导向到功能如何实现,产品如何选择,如此,大方向不会错。
其次是要充分挖掘关键角色的诉求,关键角色不只有HR。前期需求调研时要找够人,更要找对人,管理层、人力资源不同业务模块、员工都是关键用户。
![1687848768807968.jpg 1687848768807968.jpg](/ueditor/php/upload/image/20230627/1687848768807968.jpg)
最后是要搞清楚每个模块的目前状态和未来期望,而且一定要挖掘地够细。尤其是有些模块当前已经有一定的数字化基础了,那对于新系统的期望到底侧重于什么?没搞清的话,就会很容易导致上了新系统还不如之前Excel好用的尴尬。
![1687848793882817.jpg 1687848793882817.jpg](/ueditor/php/upload/image/20230627/1687848793882817.jpg)
03 抓住供应商评估的关键要素
对内的工作已经做得很充分了,可当几家销售人员“你方唱罢我登场”,“八仙过海各显神通”时,面对每家各有千秋的“诱惑”,选型组表示:这道题又不会做了!
如何以专业的眼光,迅速辨别供应商的真实能力?
选产品的时候,需求匹配是第一原则。
选择软件的第一原则自然是需求匹配度,产品能满足就加分,不能就减分。但受预算等原因,肯定是没办法一次性实现所有需求的,同时考虑到未来的新增需求,模块拓展就很重要,所以就要考量在场景深度和功能深度的研发投入,不同模块的交互等更多的因素。
![1687848844874295.jpg 1687848844874295.jpg](/ueditor/php/upload/image/20230627/1687848844874295.jpg)
同时,一些重要的功能,前期可能会忽视,但上系统后却发现很重要,比如HR常用的报表与分析工具,IT会比较关注的平台化以及零代码/低代码开发扩展能力等,可单独作为重点来考量和沟通。
选服务的时候,综合服务商能力比服务团队能力重要。
在和服务团队沟通的时候,选型队伍很容易以顾问个人能力代替公司能力,觉得这个人专业靠谱就够了,但是此时的顾问未必和未来实施的顾问是同等水平的,甚至顾问本身的流动性就不小,所以一定要考察供应商整体服务水平和本地服务能力。
![1687848895411439.jpg 1687848895411439.jpg](/ueditor/php/upload/image/20230627/1687848895411439.jpg)
除了这些基本要求外,对于比较有意的厂商,可以进一步沟通:
产品优化:产品多久升级一次?最近一次升级了哪些功能?产品的路线图是怎样的?
问题处理:客户上报系统问题的渠道有哪些?
知识赋能:为客户开展哪些培训活动、开放哪些产品知识库?提供哪些培训课程和认证考试?
最后,文档是产品功能的说明和项目经验的沉淀。可以问供应商要一些产品帮助文档、项目交付文档等,通过文档质量考察供应商实力。
04 掌握POC验证三大技巧
俗话说“销售的嘴,骗人的鬼”,售前说的话肯定都是好的,同时人和人之间的沟通本就有误差,所以对于选型期的承诺不要过于相信,POC才是王道。
POC(Proof of Concept),为观点提供证据。选型时把你的需求列出来,让服务商做模拟演示,看能否解决这些需求。
当然,并不是所有的选型都一定要做POC。有一些做免费、甚至小客户产品的HR SaaS软件是标准化的软件,一般情况下不愿意做POC,主要的原因是成本太高,小客户还是强调短、平、快。
定位成中大型客户的,解决方案式的HR软件,客户大部分都会要求做POC演示的,供应商也会主动要求做POC,以降低项目后期的风险。
以不朽情缘网站为例,HR SaaS软件不是标准化的,是不朽情缘网站基于PaaS的一体化HR SaaS,可以为客户提供定制化的解决方案,POC自然是避免不了的,我们通常也都建议客户做POC,以避免前期沟通不畅通而导致的后期项目风险。
怎么才能做好POC呢?你需要掌握以下三大出考题技巧:
考题出得要精准:一定要选最迫切的需求、最棘手的场景、最痛的痛点来作为考题;
考察完整的场景:要写出一个完整的场景、一条完整的流程,保证完整流程是可以在系统上跑起来的;
充分考虑变化:可以要求现场调整参数和规则来看结果变化,以考量供应商应对变化、调整系统的难度。
做完POC之后,选型组也就能做到心里有数:每家的产品可以带来哪些业务提升、哪些需求无法实现、能实现的又是如何实现的,提前也会有合理的心理预期,而不是过于理想化。
05 做好准备,软件上线只是数字化的开始
很多HR会认为,软件上线就万事大吉了吧?
事实却并不是,上线后很大可能还会面临:软件刚上线并不受欢迎,很多人使用不习惯,新一套模式增加了协同的工作量,数据压根就没用起来等问题。
这些都是很正常的,软件上线后有一段适应的时间,HR也要做好心理准备,数字化工作才刚刚开始。
一方面是日常运维的工作,需要HR、IT和供应商CSM做好分工。
供应商主要承担专业CSM的职责;HR要负责收集用户意见,关注迭代功能、对于新增功能及时做好内部沟通与辅导,协助提升HR内部各环节工作效率;IT方则需要协助HR提供技术支持,学习并掌握PAAS等低代码开发技术。
另一方面,则是推动数字化价值实现的工作:不只是使用软件,更是发挥软件的价值。
比如:HR要学会提升数字化思维,更多地用数字化解决实际问题,打造工作亮点;更要学会用数据讲故事,用数据研究具体问题,作为决策建议的参考依据,真正做到用数据赋能业务等.
2023-06-27
人力资源工具
几百到上千人的企业规模,人力资源部平时各忙各的模块,没有HRIS,没人懂HR系统,上软件前临时凑一个“选型天团”,在供应商天花乱坠的售卖面前挑花了眼。不得已找了一个第三方咨询顾问才勉强推进了下去,最后费时费力上了软件,却还有一半业务需求没满足......
这大概就是很多企业第一次,甚至是第N次HR软件选型时的真实经历了。
看遍市面上所有选型PPT,依然选不好一个HR软件?别着急,我们为你准备了五大选型方法论,每一位选型人都值得拥有。
01 组建一个合适的选型队伍
在软件选型这件事上,HR来自火星,IT来自金星,需求和视角不一样,没有battle是不可能的。而当IT部门想选A,人力资源部门想选B的时候,这个软件有多好用就已经不是那么重要了。这是一场关乎话语权的,关乎部门颜面和实力的对决。
最后battle就从哪个软件好用,歪楼到了哪个部门出预算?再歪楼到开始争论HRIS的编制放在哪......
组建一个合适的选型队伍,能减少一半的选型烦恼。
一方面是明确目标、职责和执行等关键要素,能有效避免意见争执和需求遗漏。一次软件选型理应当作一个项目来对待,项目经理、执行规划等都要十分精确。而对于选型负责人的选择,一般会按照上线模块来抽调相应的HR负责,如果队伍中的人都不太懂软件,外部聘请顾问或引入独立机构,也是常见的选择。
另一方面则是能充分发挥不同角色的长处,尤其是能让HR和IT优势互补,实现1+1>2的效果。
HR最清楚业务需求,即HR的工作要做什么输出,有什么指标;而IT的专长则是功能需求,即用什么工具、什么方案最能解决问题。
在选型过程中,IT的责任其实是要引导HR回归业务需求,不必对那些看起来很炫但华而不实的功能冲动上头。在前期需求沟通时,HR充分专注业务,并能一针见血地提出需求,也会让软件更加有价值。
02 做好关键用户的需求分析
与供应商前期沟通,提问题很重要。选型项目组也都会十分乐意去问供应商很多问题,比如:
“你们家有没有这个功能?那个功能?”
“听说某某功能很火,你们家做得怎么样?”
“听说某家企业某个模块做得特别好,他们是怎么做的?”
和供应商聊的时候有多愉快,软件上线后完全没解决核心需求时就有多崩溃。
在选型沟通的时候,必须要带着企业自身最迫切的需求、最棘手的场景、最痛的痛点出发,才能方便供应商设计最满足需要的方案。
怎么找到这些“最”?
首先是充分践行业人一体,不只是从HR需求出发,直接看系统对员工全生命周期的服务和管理支持,而要先从业务出发来拆解需求。
比如业务需求是:每年培养很多管培生,希望让合适的人在合适的位置持续产出。那么拆解的功能需求就应该是:可满足项目团队的快速组建,人才的快速发现,知识管理平台,员工服务平台,离职预警,人才发展等。再导向到功能如何实现,产品如何选择,如此,大方向不会错。
其次是要充分挖掘关键角色的诉求,关键角色不只有HR。前期需求调研时要找够人,更要找对人,管理层、人力资源不同业务模块、员工都是关键用户。
最后是要搞清楚每个模块的目前状态和未来期望,而且一定要挖掘地够细。尤其是有些模块当前已经有一定的数字化基础了,那对于新系统的期望到底侧重于什么?没搞清的话,就会很容易导致上了新系统还不如之前Excel好用的尴尬。
03 抓住供应商评估的关键要素
对内的工作已经做得很充分了,可当几家销售人员“你方唱罢我登场”,“八仙过海各显神通”时,面对每家各有千秋的“诱惑”,选型组表示:这道题又不会做了!
如何以专业的眼光,迅速辨别供应商的真实能力?
选产品的时候,需求匹配是第一原则。
选择软件的第一原则自然是需求匹配度,产品能满足就加分,不能就减分。但受预算等原因,肯定是没办法一次性实现所有需求的,同时考虑到未来的新增需求,模块拓展就很重要,所以就要考量在场景深度和功能深度的研发投入,不同模块的交互等更多的因素。
同时,一些重要的功能,前期可能会忽视,但上系统后却发现很重要,比如HR常用的报表与分析工具,IT会比较关注的平台化以及零代码/低代码开发扩展能力等,可单独作为重点来考量和沟通。
选服务的时候,综合服务商能力比服务团队能力重要。
在和服务团队沟通的时候,选型队伍很容易以顾问个人能力代替公司能力,觉得这个人专业靠谱就够了,但是此时的顾问未必和未来实施的顾问是同等水平的,甚至顾问本身的流动性就不小,所以一定要考察供应商整体服务水平和本地服务能力。
除了这些基本要求外,对于比较有意的厂商,可以进一步沟通:
产品优化:产品多久升级一次?最近一次升级了哪些功能?产品的路线图是怎样的?
问题处理:客户上报系统问题的渠道有哪些?
知识赋能:为客户开展哪些培训活动、开放哪些产品知识库?提供哪些培训课程和认证考试?
最后,文档是产品功能的说明和项目经验的沉淀。可以问供应商要一些产品帮助文档、项目交付文档等,通过文档质量考察供应商实力。
04 掌握POC验证三大技巧
俗话说“销售的嘴,骗人的鬼”,售前说的话肯定都是好的,同时人和人之间的沟通本就有误差,所以对于选型期的承诺不要过于相信,POC才是王道。
POC(Proof of Concept),为观点提供证据。选型时把你的需求列出来,让服务商做模拟演示,看能否解决这些需求。
当然,并不是所有的选型都一定要做POC。有一些做免费、甚至小客户产品的HR SaaS软件是标准化的软件,一般情况下不愿意做POC,主要的原因是成本太高,小客户还是强调短、平、快。
定位成中大型客户的,解决方案式的HR软件,客户大部分都会要求做POC演示的,供应商也会主动要求做POC,以降低项目后期的风险。
以不朽情缘网站为例,HR SaaS软件不是标准化的,是不朽情缘网站基于PaaS的一体化HR SaaS,可以为客户提供定制化的解决方案,POC自然是避免不了的,我们通常也都建议客户做POC,以避免前期沟通不畅通而导致的后期项目风险。
怎么才能做好POC呢?你需要掌握以下三大出考题技巧:
考题出得要精准:一定要选最迫切的需求、最棘手的场景、最痛的痛点来作为考题;
考察完整的场景:要写出一个完整的场景、一条完整的流程,保证完整流程是可以在系统上跑起来的;
充分考虑变化:可以要求现场调整参数和规则来看结果变化,以考量供应商应对变化、调整系统的难度。
做完POC之后,选型组也就能做到心里有数:每家的产品可以带来哪些业务提升、哪些需求无法实现、能实现的又是如何实现的,提前也会有合理的心理预期,而不是过于理想化。
05 做好准备,软件上线只是数字化的开始
很多HR会认为,软件上线就万事大吉了吧?
事实却并不是,上线后很大可能还会面临:软件刚上线并不受欢迎,很多人使用不习惯,新一套模式增加了协同的工作量,数据压根就没用起来等问题。
这些都是很正常的,软件上线后有一段适应的时间,HR也要做好心理准备,数字化工作才刚刚开始。
一方面是日常运维的工作,需要HR、IT和供应商CSM做好分工。
供应商主要承担专业CSM的职责;HR要负责收集用户意见,关注迭代功能、对于新增功能及时做好内部沟通与辅导,协助提升HR内部各环节工作效率;IT方则需要协助HR提供技术支持,学习并掌握PAAS等低代码开发技术。
另一方面,则是推动数字化价值实现的工作:不只是使用软件,更是发挥软件的价值。
比如:HR要学会提升数字化思维,更多地用数字化解决实际问题,打造工作亮点;更要学会用数据讲故事,用数据研究具体问题,作为决策建议的参考依据,真正做到用数据赋能业务等.
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