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仅需2人3-5天搞定近万人考勤,零跑汽车怎么做到的?
流程理顺了,效率提升了,员工工时也清晰了。
新赛道往往诞生奇迹!2015年成立的零跑汽车,在新能源浪潮下,仅用了8年,就从最初的20多名员工,发展到今天自有员工8000多人,成为头部科技型智能电动汽车企业
零跑汽车跨越式发展的背后,也在效率、流程、体验、数据等各方面给人力资源管理带来巨大挑战,数字化转型迫在眉睫!在近期举办的走进零跑的活动上,让我们透过人力资源总监何总的分享,回顾零跑的数字化转型历程。
01 必须得上系统了
从一次崩溃的校招说起
2016年,零跑第一次尝试校招,当时需要招到100多名应届生。何总回忆,每一次宣讲后,都面临着数百名学生应聘,要一个一个地收简历、给学生发卷、收卷、阅卷、面试、录用、测评等。
当时找了一间教室,请了十几位同事帮忙,每次都要大家干到深夜,虽然做完了,但是效率很低,一段时间后去查找原始纸质材料,发现太难找了。可以说花费了大量人力,但结果却不尽如人意。
随着零跑的快速发展、人员的快速增长,各项人事流程还处在手工处理阶段,员工体验也很受影响。
比如外地员工要请假,需要手填一张单子,拍照发过来,委托本地员工收到后打印出来,再找上级签字,有时候上级不在,还要等待。当时大量的流程都是各种邮件、表格纸质单据在流转,可以效率是很低的,员工体验也不好。
支撑经营决策的数据和报表就更难了,都是通过人事花名册、相关单据手工梳理和统计,统计费时费力。
所以零跑下决心,必须要上系统!当时的想法很简单,先把“手工操作”这个难题解决了,把效率提升上来,看看能不能原来5个人做的事,让3个人完成?
02 降本增效
仅需2人3~5天,搞定近万人考勤统计
2018年的时候,零跑有800多人,就从招聘系统开始与北森合作,到现在也有五六年了,效果还是很明显的。在招聘的全流程里,再没有出现过一张纸质单据,全部线上化了!
2020年人员继续扩张至2000人,零跑开始在HR全场景中与北森合作,在效能提升上还是非常明显的。
零跑汽车有总部、有零售门店、有区域销售、有制造工厂,有各种身份和人员类型,在劳动力管理上非常复杂,包含各种排班和工时制度,多种考勤方案。
过去没有系统支撑,考勤管理员每个月都在手动收集数据,催办各种流程,手工核对结算;而现在,系统会实时自动提醒员工及时处理异常,自动匹配加班与考勤,按各考勤方案规则自动核算工时数据。正式员工加劳务人员,近万人的考勤核算,2名管理员,每月仅需3-5天即可完成,人效提升是实实在在的!
在工厂中,员工每天的加班变化是最频繁的,因为客户的订单会有调整,工厂会有停工待料、设备维修等各种状况。以前让考勤文员手工记录、通知、核对加班,班组长确认好组内加班后,先通知员工,再通知考勤员记录;每次调整,也不仅要告诉员工,还要让考勤员做好修改记录。考勤员每十天、半个月,把加班数据录入系统,用于工时核算。
过去每个三级部门都需要安排考勤文员,绝大部分时间在都在处理加班问题。员工不清楚自己每天的加班工时,需要等数据录入后,月底核算时才能知道。所以在加班问题上经常产生大量的员工咨询。
现在零跑用北森假勤模块,让班组长在24小时内直接批量提交当日的加班申请,生产主管审批,计划和HR进行统筹把关。流程理顺了,效率提升了,员工工时也清晰了。零跑在其中一个部门试点,考勤文员从从4名减少到1名,考勤文员人效提升400%,目前正在往全部生产部门推广。
不止在假勤场景,在招聘入职衔接、试用期管理、组织架构调整、编制管控、薪酬个税核算等多个场景提效也非常明显。
03 管理升维:
项目制绩效考核,让管理更敏捷
零跑不是传统的制造企业,是一家具备全域自研自造能力的科技型智能电动汽车企业。整车加三电系统的研发项目非常多,项目周期非常长,项目管理和考核很复杂。
比如区别于常规绩效按月度、季度或年度考核,项目考核周期是根据项目的关键节点来的。考核人不仅有直线上级,还有项目经理。有的工程师一个人接了多个项目,整个项目周期中就有多位项目经理需要给他评估打分。这么复杂的项目考核,零跑在北森绩效的标准能力基础上,做了一些个性化配置,目前项目考核理顺了。
所以现在,零跑不仅可以从组织维度通过上下级关系去管理员工绩效,更能从项目维度,看到员工在项目中的表现,考核员工对于项目的贡献。
绩效模块给管理带来的改善是非常明显的。零跑根据不同组织梳理了50多个考核指标放在系统中,不同类别的员工,例如一二级干部、项目制员工、销售类员工、营销类员工,可以在指标库里去选适合的指标,形成规范的考核表,再配置不同的流程进行绩效考核。
零跑也是采用SABCD的模式实行绩效的强制分布。以前没有工具的时候,线下收集绩效,要求S+A不超过40%,总会有部门不按照规则来,但有了系统强制分布,超过规定的比例,就提交不了,减少了很多沟通成本。
作为管理工具,不仅在绩效管理,北森的审批流功能也很强,通过北森的系统,零跑梳理了20多条标准流程,增加了10多条自定义流程,这些流程大大提升了效率,更好地落地了管理制度。
在数据汇总方面,HR往往需要给各个部门提供数据支撑,例如行政数据、公共事务数据,还有财务相关数据,以及提供给证券部门数据,以前,对方要一次数据,HR需要手工统计一次。而现在不用了,零跑在系统里面配置了几十个标准化的报表,不仅对方随时需要,HR可以随时提供,还能通过订阅的方式,定期主动推送给需要数据的部门。可以说系统大大提升了数据处理的效率,也降低了因数据而产生的沟通成本。
04 体验焕新:
移动端+AI客服,员工咨询触手可及
前面提到了很多在快速扩张过程中,员工体验上的痛,而现在员工和管理者很多工作都可以通过移动端处理。比如提交申请,审批待办,查看下属的档案、出勤、薪酬等各项信息。比如处理考勤异常,以前很多员工都不知道自己哪天没打卡,但现在如果有缺卡,移动端考勤日历里会出现红点提示,系统也会触发考勤异常提醒给员工,可以随时补签,及时处理异常。
现在员工如果需要开证明,也都是线上化的,我们也使用了电子签,之前员工拿着纸质单子找领导盖个章再取走的动作已经没有了,包括员工异地的入职合同,手续文件,在职证明等全部都可以通过电子签完成,线上存储,线上管理。
零跑去年还上线了AI客服功能,将常见问题及回复录入知识库,AI客服通过问题关键词匹配,可以解决简单基础的问答。目前,AI客服一个月自动回复上千次问题,极大减轻了人事服务人员处理基础咨询的工作量。员工需要的信息触手可及,体验有了实质性的改变。
05 未来展望:
智能排班、工时银行,更多场景共创共建
北森作为一个SaaS系统,它在不断迭代的过程中,很多场景也是在和客户进行共创的。
未来零跑也计划在很多场景上与北森进行深入探索,例如在工厂劳动力管理上的智能排班、工时银行等场景,进一步降本增效,精益运营。